Owel

Dla firm budujących maszyny na zamówienie

Zmiany w projekcie pod kontrolą.

Owel wykrywa możliwe zmiany zakresu i wspiera ich wycenę oraz uzgodnienie z klientem przed rozpoczęciem dodatkowych prac.

Rozmowa o projekcie Jak działa Owel

20 minut. Bez przesyłania dokumentów.

Rozwijana koncepcja produktu. Rozmowy z pierwszymi firmami.

Koncepcja działania

Wiadomość klienta

Inżynier klienta, linia pakująca

Do testów doszedł wariant D, szerokość 280 mm.

Porównanie

Uzgodniono
A, B, C, 120–200 mm
Nowa informacja
D, 280 mm różnica

Zmiana do sprawdzenia

Nowy wariant D

Osoba
kierownik projektu
Koszt i termin
do oceny
Status
przed decyzją o realizacji

Mała zmiana. Dodatkowy koszt.

Nowy wariant produktu może oznaczać dodatkowe części, programowanie i testy. Gdy praca rusza przed ustaleniem rozliczenia, koszt zostaje po stronie wykonawcy.

  1. Prośba klienta

    Nowy wariant D na liście testów.

  2. Dodatkowa praca

    Części formatowe, zmiana programu, dodatkowe testy.

  3. Koszt projektu

    Godziny i części, których nie ma w cenie.

Nie każda zmiana oznacza dopłatę. Część próśb jest już w cenie, część wynika z błędu wykonawcy, a część firma świadomie realizuje bez dopłaty, na przykład ze względu na relację z klientem. Owel ma pomóc rozróżnić te sytuacje i przekazać sprawę właściwej osobie, zanim zacznie się dalsza praca. Decyzję podejmuje firma.

Wynik projektu w fikcyjnym przykładzie

Cena 3 000 000 EUR, koszt 2 400 000 EUR. Dodatkowa praca kosztuje 35 000 EUR.

Różnica między przychodem a kosztem projektu, EUR
Plan projektu600 000 EUR
Bez dodatkowej zapłaty565 000 EUR (−35 000 EUR)
Przy dodatkowej cenie 45 000 EUR610 000 EUR

Przykładowe liczby. Różnica między przychodem a kosztem projektu. To nie wyniki Owel ani zysk firmy po wszystkich kosztach.

Wariant z dodatkową ceną oznacza przychód ujęty w przykładzie, nie samą wysłaną lub zaakceptowaną ofertę.

Od prośby klienta do decyzji o realizacji

Planowany proces na przykładzie linii pakującej.

Podstawa porównania: zaakceptowany zakres i wcześniejsze uzgodnienia.

  1. 1. Nowa prośba klienta

    Mail, załącznik lub zapisana rozmowa.

  2. 2. Wykryta możliwa zmiana

    Porównanie ze źródłami. Powiadomienie kierownika.

  3. 3. Ocena kosztu i terminu

    Inżynier ocenia dodatkową pracę.

    • Już w cenieSprawa zamknięta z podstawą decyzji w historii.
    • Błąd wykonawcyPoprawka bez dopłaty, zapisana osobno.
    • Świadome wykonanie bez dopłatyZapisany powód, szacowany koszt i osoba zatwierdzająca.
    • Brak danych do decyzjiNajpierw wyjaśnienie z klientem lub w zespole.

  4. 4. Propozycja dla klienta

    Wiadomość wysłana po zatwierdzeniu przez firmę.

  5. 5. Akceptacja warunków

    Odpowiedź klienta zapisana przy zmianie.

  6. 6. Zgoda na realizację

    Firma dopuszcza dodatkową pracę.

    Po wykonaniu: rzeczywisty koszt i rozliczenie, jeśli dostępne są dane.

Zgoda na realizację wynika z zasad firmy. Sam status w Owel nie zatrzymuje pracy.

Nowy wariant. Nowy zakres pracy.

Klient dodaje wariant D. Owel pokazuje różnicę względem uzgodnionego zakresu i kieruje sprawę do oceny.

Fikcyjny przykład koncepcji.

Klient dodaje nowy wariant do listy testów.

lista_testow_v3.xlsx, mail od klienta

Do sprawdzenia

Uzgodniony zakres

FDS 3.2 i zmiana nr 1

  • A120 mm
  • B160 mm
  • C200 mm

Nowy załącznik

lista_testow_v3.xlsx

  • A120 mm
  • B160 mm
  • C200 mm
  • D280 mm

różnica

Powiadomienie kierownika · do: kierownik projektuNowy wariant D. Ocena kosztu i terminu do przypisania.

Status sprawy Do sprawdzenia

Podstawa porównania
FDS 3.2, zaakceptowany opis działania maszyny (Functional Design Specification), oraz zmiana nr 1, zaakceptowana.
Nowa informacja
Arkusz lista_testow_v3.xlsx z listą produktów do testów, przekazany mailem przez inżyniera klienta.
Do potwierdzenia
Czy wariant D zaakceptowano wcześniej oraz jak wpływa na części, pracę i termin.

Nowy plik nie zastępuje automatycznie uzgodnionego zakresu. Wstępny sygnał nie przesądza, że klient musi dopłacić.

Wybór kierownika projektu w przykładzie

To przykład wyboru w interfejsie, nie prawdziwa wysyłka oferty ani akceptacja klienta.

Komunikacja z klientem w jednym procesie

Potwierdzenie prośby, ocena zmiany i propozycja warunków mają jedną historię. Wiadomości wychodzą zgodnie z zasadami firmy.

  1. Potwierdzenie odbioru

  2. Powiadomienie kierownika

  3. Propozycja warunków

Neutralne potwierdzenie może wychodzić automatycznie tylko po ustaleniu zasad. Ocenę techniczną i ofertę zatwierdzają uprawnione osoby. Zgoda klienta i zgoda na wykonanie to osobne zapisy.

Potwierdzenie odbioru, do klienta, automatycznie według ustalonych zasad
Dziękujemy za nową listę produktów. Sprawdzamy wpływ wariantu D na zakres, termin i koszt projektu. Wrócimy z ustaleniami.
Powiadomienie, mail do kierownika projektu z odnośnikiem do sprawy
W projekcie linii pakującej pojawił się wariant D. W potwierdzonym zakresie są warianty A, B i C. Do sprawdzenia: wcześniejsze uzgodnienia i przypisanie oceny kosztu. Strona sprawy czytelna na telefonie: prośba, źródła, koszt, termin i decyzja.
Propozycja warunków, szkic do klienta, zatwierdza kierownik projektu
Sprawdziliśmy wariant D. Jego obsługa wymaga dodatkowych prac opisanych w propozycji. Przesyłamy zakres, cenę i wpływ na termin do potwierdzenia. Jeśli chcecie omówić szczegóły, ustalmy termin rozmowy.
Dalej: odpowiedź klienta
Klient akceptuje zakres, cenę i termin. Status: zgoda klienta zapisana.
Dalej: decyzja o wykonaniu
Kierownik projektu dopuszcza dodatkową pracę. Status: dopuszczone do wykonania.
Gdy brak odpowiedzi
Przypomnienie dla klienta, zgodnie z zasadami ustalonymi przez firmę.

Przykładowe wiadomości. Pierwsza wersja może korzystać z maila i panelu w przeglądarce, bez aplikacji na telefon.

Szczegóły działania

Pełne warunki działania dla osób, które sprawdzają koncepcję dokładniej.

Podstawa porównania to zaakceptowana oferta lub specyfikacja, zaakceptowany opis działania maszyny (FDS) oraz zaakceptowane późniejsze zmiany. Osoba znająca projekt potwierdza przygotowany opis zakresu: co faktycznie sprzedano i jakie zmiany już zaakceptowano.

Nowa wersja dokumentu sama nie staje się nowym zakresem. Rysunki są materiałem pomocniczym, jeśli konkretna sprawa ich wymaga.

Nowa informacja może pochodzić z przekazanego maila, załącznika, listy uwag po odbiorze lub notatki z rozmowy. Ustalenie z telefonu bez zapisu jest dla systemu nieznane. Materiał bez jasnego przypisania do projektu wymaga potwierdzenia.

Pierwsze sprawdzenie może odbyć się na ograniczonym zestawie przekazanych plików, bez podłączania systemów firmy. Połączenia z pocztą i innymi narzędziami dobierane są później, do rzeczywistego sposobu pracy.

Inżynier ocenia potrzebne części, godziny, testy i wpływ na termin. Program porządkuje ocenę, ale nie zna dokładnej ceny z samego maila. Cena wymaga oceny technicznej.

Kierownik projektu wybiera sposób obsługi: wycena, wcześniejsze uzgodnienie, wykonanie bez dopłaty albo wyjaśnienie. Sprawa może też okazać się błędem wykonawcy lub pracą już uzgodnioną w cenie. Przy decyzji zostają powód, osoba i źródła.

Uprawniona osoba zatwierdza wiadomości i oferty przed wysyłką. Zgoda klienta na warunki i zgoda firmy na rozpoczęcie pracy to odrębne zapisy. W ustawieniach projektu administrator przypisuje osoby i określa, kto otrzymuje powiadomienia oraz kto może zatwierdzać ofertę, wykonanie bez dopłaty i rozpoczęcie prac.

W historii sprawy zostają decyzje, źródła, rzeczywiste godziny i części, oferta, akceptacja klienta, faktura i zapłata. To różne zdarzenia i każde ma osobny zapis.

Porównanie kosztu szacowanego z rzeczywistym powstaje tylko z danych, które firma udostępni. Brak danych jest pokazany jako brak danych.

Pierwsza rozmowa o projekcie

20 minut o sytuacji, w której wymagania klienta zmieniły się w trakcie projektu. Bez przesyłania dokumentów.

Następny krok zależy od przebiegu rozmowy.

  1. RozmowaOkoło 20 minut o rzeczywistym przypadku: co się zmieniło i jak firma sobie z tym poradziła.
  2. Analiza materiałówTylko jeśli obie strony chcą kontynuować. Ograniczony zestaw materiałów, z ustalonym zakresem, dostępem i celem analizy. Wynik porównany z tym, co firma już wiedziała i zrobiła.
  3. Próba na projekcieTylko jeśli wcześniejsza analiza ma sens. Warunki próby ustalane osobno: osoba odpowiedzialna, sposób dostarczania informacji i mierniki.

Kontakt w sprawie Owel

Odpowiedź mailowa z propozycją terminu.

Adres e-mail wymaga poprawy, np. jan@firma.pl.
Brak nazwy firmy.

Jak rozliczono dodatkową pracę w ostatnim projekcie? (opcjonalnie)Wystarczy odpowiedź z grubsza. Szczegóły podczas rozmowy.

Pola wymagane: e-mail, firma, zgoda.

Zgłoszenie zapisane

Odpowiedź z propozycją terminu przyjdzie na podany adres.

Tryb demonstracyjny makiety: zgłoszenie nie zostało nigdzie zapisane.

Pytania i odpowiedzi

Strona pokazuje koncepcję i fikcyjny przykład działania. Trwają rozmowy z pierwszymi firmami, które mają sprawdzić, czy taki sposób obsługi zmian jest przydatny w rzeczywistych projektach.

Na pierwszą rozmowę nie. Późniejsze sprawdzenie może zacząć się od ograniczonego zestawu przekazanych plików. Połączenia z narzędziami dobierane są dopiero do potrzeb firmy.

Podstawą jest oferta lub specyfikacja oraz zaakceptowane późniejsze zmiany. Osoba znająca projekt musi potwierdzić przygotowany opis zakresu. Jeśli ustalenie z telefonu nie zostało zapisane, program może o nim nie wiedzieć.

Osoba odpowiedzialna sprawdza wskazane źródła i wcześniejsze uzgodnienia. Może potwierdzić, że sprawa jest w zakresie, albo uzupełnić brakującą zgodę. Program nie rozstrzyga sam, czy klient powinien dopłacić.

Ma pomagać przygotować propozycję. Potrzebne części, godziny i termin ocenia firma, a uprawniona osoba zatwierdza ofertę oraz wysyłkę. Proste potwierdzenie odbioru można dopuścić automatycznie według ustalonych zasad.

Sam status w panelu tego nie zapewnia. Firma ustala, kto dopuszcza dodatkowe zadanie lub zamówienie części. Pierwsza próba ma sprawdzić, czy ta zasada działa w codziennej pracy.

Pierwsza rozmowa nie wymaga dokumentów. Przed przekazaniem materiałów uzgadniany jest zakres analizy, dostęp oraz zasady przechowywania i usuwania danych.

AI ma pomagać czytać i porównywać materiały oraz przygotowywać propozycje. Firma sprawdza ocenę i podejmuje decyzje. Próba sprawdza także błędne alarmy, pominięcia i wpływ brakujących informacji.

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Cennik produktu nie jest jeszcze ustalony. Zakres i cena ewentualnej dalszej próby są uzgadniane osobno.

Wiadomość o demonstracji

Jedna wiadomość, gdy demonstracja Owel będzie dostępna.

Adres e-mail wymaga poprawy, np. jan@firma.pl.

Adres zapisany. Wiadomość przyjdzie, gdy demonstracja będzie gotowa.

Tryb demonstracyjny makiety: zgłoszenie nie zostało nigdzie zapisane.