Owel

Dla firm budujących maszyny na zamówienie

Zmiany w projekcie pod kontrolą.

Owel wyłapuje prośby klienta wykraczające poza uzgodniony zakres. Firma może je wycenić i uzgodnić z klientem, zanim zacznie dodatkową pracę.

Rozmowa o projekcie Demonstracja działania

20 minut. Bez przesyłania dokumentów.

Jak działa Owel

Wiadomość klienta

Inżynier klienta, linia pakująca

Do testów doszedł wariant D, szerokość 280 mm.

Porównanie

Uzgodniono
A, B, C, od 120 do 200 mm
Nowa informacja
D, 280 mm różnica

Zmiana do sprawdzenia

Nowy wariant D

Osoba
kierownik projektu
Koszt i termin
do oceny
Status
przed decyzją o realizacji

Mała zmiana. Dodatkowy koszt.

Nowy wariant produktu to często dodatkowe części, programowanie i testy. Jeśli praca ruszy przed ustaleniem rozliczenia, koszt ponosi wykonawca.

  1. Prośba klienta

    Wariant D pojawia się na liście testów.

  2. Dodatkowa praca

    Części formatowe, zmiany w programie, testy.

  3. Koszt projektu

    Godziny i części, których nie ma w cenie.

Nie każda zmiana oznacza dopłatę. Część próśb mieści się w cenie, część wynika z błędu wykonawcy. Czasem firma świadomie robi coś bez dopłaty, na przykład dla dobrej relacji z klientem. Owel pomaga rozpoznać, który to przypadek, i przekazuje sprawę właściwej osobie.

Wynik projektu przy jednej zmianie

Cena 3 000 000 EUR, koszt 2 400 000 EUR. Dodatkowa praca kosztuje 35 000 EUR.

Różnica między przychodem a kosztem projektu, EUR
Plan projektu600 000 EUR
Bez dodatkowej zapłaty565 000 EUR (−35 000 EUR)
Z dopłatą 45 000 EUR610 000 EUR

To różnica między przychodem a kosztem projektu, nie zysk firmy po wszystkich kosztach.

Wariant z dopłatą liczy przychód ujęty w rozliczeniu projektu. Sama wysłana lub zaakceptowana oferta to jeszcze nie przychód.

Jedna zmiana. Cały proces.

Sprawa wariantu D na ekranach Owel.

Film bez dźwięku, z napisami PL i EN.

Od prośby klienta do decyzji o realizacji

Sześć kroków na przykładzie linii pakującej.

Owel porównuje każdą prośbę z zaakceptowanym zakresem i wcześniejszymi uzgodnieniami.

  1. 1. Nowa prośba klienta

    Mail, załącznik albo notatka z rozmowy.

  2. 2. Możliwa zmiana

    Owel znajduje różnicę i powiadamia kierownika.

  3. 3. Ocena kosztu i terminu

    Inżynier ocenia dodatkową pracę.

  4. 4. Propozycja dla klienta

    Firma zatwierdza ją przed wysyłką.

  5. 5. Akceptacja warunków

    Owel zapisuje odpowiedź klienta przy zmianie.

  6. 6. Zgoda na realizację

    Firma daje ją osobno, po akceptacji klienta.

    Po wykonaniu Owel zapisuje rzeczywisty koszt i rozliczenie.

Nowy wariant. Nowy zakres pracy.

Cztery typowe sprawy w projekcie linii pakującej.

Klient dodaje nowy wariant do listy testów.

Klient dodaje wariant D. Owel zestawia go z uzgodnionym zakresem i kieruje sprawę do oceny.

lista_testow_v3.xlsx, mail od klienta

Do sprawdzenia

Uzgodniony zakres

FDS 3.2 i zmiana nr 1

  • A120 mm
  • B160 mm
  • C200 mm

Nowy załącznik

lista_testow_v3.xlsx

  • A120 mm
  • B160 mm
  • C200 mm
  • D280 mm

różnica

Powiadomienie kierownika · do kierownika projektuNowy wariant D czeka na przypisanie oceny.

Status sprawy Do sprawdzenia

Podstawa porównania
FDS 3.2 (Functional Design Specification, zaakceptowany opis działania maszyny) i zaakceptowana zmiana nr 1.
Nowa informacja
Arkusz lista_testow_v3.xlsx z produktami do testów. Przysłał go mailem inżynier klienta.
Do potwierdzenia
Czy ktoś wcześniej zaakceptował wariant D i jak wpływa on na części, pracę i termin.

Nowy plik nie zastępuje sam uzgodnionego zakresu.

Wybór kierownika projektu

Ten wybór niczego nie wysyła do klienta.

  1. Źródła i kolejne uzgodnieniaFDS 3.2, zmiana nr 1, nowy załącznik z wariantem D
  2. Ocena pracInżynier szacuje 22 h. Części, testy i termin do potwierdzenia.
    Do sprawdzenia
  3. Osoba zatwierdzającaKierownik projektu
    Oczekuje
  4. Propozycja warunkówCzeka na zatwierdzenie kierownika
    Oczekuje
  5. Odpowiedź klientaAkceptacja, inne warunki albo odmowa
    Oczekuje
  6. Zgoda na wykonanieFirma pozwala zacząć dodatkową pracę
    Oczekuje
  7. Rzeczywiste rozliczenieRzeczywiste godziny, faktura, zapłata
    Oczekuje

Ta sama sprawa, inne źródła. W pierwszym przebiegu Owel ma tylko opis A, B i C oraz zmianę nr 1, więc wariant D trafia do sprawdzenia. W drugim ma też zaakceptowaną zmianę nr 2, która obejmuje D 280 mm.

  • FDS 3.2A, B, C, od 120 do 200 mm
  • Zmiana nr 1zaakceptowana
  • Zmiana nr 2zaakceptowana, obejmuje D 280 mm
Podstawa
Owel wskazuje zmianę nr 2 jako wcześniejsze uzgodnienie.
Nowy płatny dodatek
Nie. Owel nie oznacza sprawy jako nowego płatnego dodatku.
Dalsze koszty
Firma ocenia je według zatwierdzonego zakresu.

Wcześniejsze uzgodnienieWariant D w zakresie zmiany nr 2.

Komunikacja z klientem w jednym procesie

Każda wiadomość w sprawie zmiany trafia do jednej historii.

  1. Potwierdzenie odbioru

  2. Powiadomienie kierownika

  3. Propozycja warunków

Bez udziału człowieka może wychodzić tylko neutralne potwierdzenie odbioru, i to dopiero gdy firma ustali takie zasady.

Potwierdzenie odbioru, do klienta
Dziękujemy za nową listę produktów. Sprawdzamy, jak wariant D wpływa na zakres, termin i koszt projektu. Wrócimy z ustaleniami.
Powiadomienie, mail do kierownika projektu z odnośnikiem do sprawy
W projekcie linii pakującej pojawił się wariant D. Potwierdzony zakres obejmuje warianty A, B i C. Trzeba sprawdzić wcześniejsze uzgodnienia i przypisać ocenę kosztu. Stronę sprawy da się czytać na telefonie.
Propozycja warunków, szkic do klienta
Sprawdziliśmy wariant D. Wymaga dodatkowych prac opisanych w propozycji. Przesyłamy zakres, cenę i wpływ na termin do potwierdzenia. Jeśli chcecie omówić szczegóły, umówmy rozmowę.
Dalej odpowiedź klienta
Klient akceptuje zakres, cenę i termin. Owel zapisuje akceptację.
Dalej decyzja o wykonaniu
Kierownik projektu daje zgodę na dodatkową pracę.
Gdy brak odpowiedzi
Przypomnienie dla klienta według zasad firmy.

Owel działa przez mail i panel w przeglądarce. Nie ma aplikacji na telefon.

Szczegóły działania

Dla osób, które chcą sprawdzić Owel dokładniej.

Owel porównuje z zaakceptowaną ofertą lub specyfikacją, opisem działania maszyny (FDS) i zaakceptowanymi późniejszymi zmianami.

Nowa wersja dokumentu sama nie zmienia zakresu. Rysunki służą pomocniczo, gdy sprawa ich wymaga.

Nowa informacja może przyjść w przekazanym mailu, załączniku, liście uwag po odbiorze albo notatce z rozmowy. Materiał bez jasnego przypisania do projektu ktoś musi potwierdzić.

Połączenia z pocztą i innymi narzędziami firma wybiera później, pod swój sposób pracy.

Inżynier ocenia części, godziny, testy i wpływ na termin. Owel porządkuje ocenę, ale nie zna ceny z samego maila.

Kierownik projektu wybiera, jak obsłużyć sprawę. Przy decyzji zostają powód, osoba i źródła.

Administrator przypisuje osoby w ustawieniach projektu. Określa, kto dostaje powiadomienia i kto zatwierdza oferty, pracę bez dopłaty oraz start prac.

W historii sprawy zostają decyzje, źródła, rzeczywiste godziny i części, oferta, akceptacja klienta, faktura i zapłata. Każde zdarzenie ma osobny zapis.

Gdy danych brakuje, Owel pokazuje brak danych.

Pierwsza rozmowa o projekcie

Rozmowa o projekcie, w którym klient zmienił wymagania w trakcie prac.

Kolejny krok ustalamy po rozmowie.

  1. RozmowaRzeczywisty przypadek. Co się zmieniło i jak firma to rozwiązała.
  2. Analiza materiałówTylko jeśli obie strony chcą iść dalej. Kilka wybranych materiałów, z ustalonym celem i dostępem. Wynik porównujemy z tym, co firma już wiedziała i zrobiła.
  3. Próba na projekcieTylko jeśli analiza ma sens. Obie strony ustalają osobę odpowiedzialną, sposób przekazywania informacji i mierniki.

Kontakt w sprawie Owel

Odpowiemy mailem z propozycją terminu.

Adres e-mail wymaga poprawy, np. jan@firma.pl.
Brak nazwy firmy.

Jak rozliczono dodatkową pracę w ostatnim projekcie? (opcjonalnie)Wystarczy odpowiedź z grubsza.

Pola wymagane: e-mail, firma, zgoda.

Zgłoszenie zapisane

Propozycję terminu wyślemy na podany adres.

Pytania i odpowiedzi

Od krótkiej rozmowy. Formularz zgłoszenia jest wyżej, w sekcji Kontakt.

Nie na start. Pierwsze sprawdzenie może ruszyć na kilku przekazanych plikach, bez podłączania systemów firmy.

Opis zakresu powstaje z oferty i zaakceptowanych zmian. Potwierdza go osoba, która zna projekt.

Osoba odpowiedzialna sprawdza wskazane źródła i może zamknąć sprawę jako mieszczącą się w zakresie. Owel sam nie rozstrzyga, czy klient powinien dopłacić.

Nie. Owel pomaga przygotować propozycję, a ofertę zatwierdza uprawniona osoba w firmie.

Nie. Status w Owel nie wstrzymuje pracy. Firma ustala, kto zatwierdza dodatkowe zadania i zamówienia części. Pierwsza próba pokazuje, czy ta zasada działa na co dzień.

Przed przekazaniem materiałów obie strony uzgadniają zakres analizy, dostęp oraz zasady przechowywania i usuwania danych.

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Cennika jeszcze nie ma. Zakres i cenę ewentualnej próby ustalamy osobno.