Owelnazwa robocza

koncepcja produktu

Ustalcie koszt zmian, zanim zespół zacznie je robić.

Pracujemy nad Owel, narzędziem dla firm budujących maszyny na zamówienie. Ma porównywać nowe wiadomości i dokumenty z uzgodnionym zakresem projektu. Gdy pojawi się możliwa dodatkowa praca, zbierze źródła i przekaże sprawę osobie, która może zdecydować o koszcie i rozliczeniu.

Dla firm, które projektują i budują maszyny lub linie zgodnie z wymaganiami konkretnego klienta.

Porozmawiajmy o Waszym projekcie Zobacz przykład działania

20 minut. Na pierwszą rozmowę nie potrzeba dokumentów.

To koncepcja produktu. Szukamy firm, z którymi sprawdzimy ją na przykładzie niedawnego projektu.

Dodatkowa praca może zacząć się od zwykłej wiadomości.

Klient dosyła nową listę produktów, prosi o dodatkową funkcję na panelu albo zmienia sposób odbioru maszyny. Inżynier zaczyna sprawdzać, co trzeba dostosować. Potem dochodzą kolejne godziny, części i testy. Jeśli wcześniej nie zapadła decyzja o rozliczeniu, firma ponosi koszt, choć nikt nie ustalił, czy klient dopłaci.

Część takich próśb jest już w cenie. Część wynika z błędu wykonawcy, a część firma chce zrobić bez dopłaty. Owel ma pomóc rozróżnić te sytuacje i przekazać sprawę właściwej osobie, zanim zacznie się dalsza praca.

Jak ma wyglądać obsługa zmiany w Owel.

planowany sposób działania

  1. 01

    Potwierdzacie zakres projektu.

    Dodajecie ofertę, specyfikację i wcześniejsze uzgodnienia. Osoba znająca projekt sprawdza przygotowany opis zakresu i potwierdza, z czym porównywać nowe informacje.

  2. 02

    Pojawia się nowa prośba klienta.

    Przekazana wiadomość, dokument lub notatka z rozmowy trafia do odpowiedniego projektu. Jeśli przypisanie jest niejasne, trzeba je potwierdzić.

  3. 03

    Powstaje sprawa do sprawdzenia.

    Owel wskazuje możliwą różnicę i pokazuje fragmenty źródeł. Sprawa trafia do wyznaczonej osoby razem z informacją, czego jeszcze nie wiadomo.

  4. 04

    Firma ocenia koszt i termin.

    Inżynier sprawdza potrzebne części, godziny, testy oraz wpływ na harmonogram. Kierownik rozstrzyga, czy to dodatek, element już w cenie, błąd wykonawcy albo świadomy gratis.

  5. 05

    Uzgadniacie sposób wykonania.

    Program przygotowuje propozycję wiadomości lub oferty. Uprawniona osoba zatwierdza wysyłkę. Odpowiedź klienta i zgoda na rozpoczęcie dodatkowej pracy są zapisywane oddzielnie.

  6. 06

    Sprawdzacie wynik.

    W jednej historii zostają zakres zmiany, decyzje, wykonanie i rozliczenie. Po zakończeniu porównujecie szacowany koszt z rzeczywistym, jeśli firma dostarczy odpowiednie dane.

Przykłady spraw, które chcemy wychwytywać.

Poniżej pokazujemy fikcyjny projekt linii pakującej. Każda sprawa ma źródła, osobę odpowiedzialną i zapis decyzji. To demonstracja koncepcji, a nie wyniki wdrożenia.

koncepcja produktufikcyjny przykład

Zakres projektu potwierdzony

Zakres projektu potwierdzony

Klient dodaje nowy wariant do listy testów.

W nowym arkuszu pojawia się wariant D o szerokości 280 mm. W potwierdzonej specyfikacji są warianty A, B i C, od 120 do 200 mm. Owel ma pokazać tę różnicę i poprosić o sprawdzenie wcześniejszych ustaleń.

OwelLinia pakującafikcyjny przykład

Nowe w projekcie

Mail od klienta: lista_testow_v3.xlsxinżynier klienta do inżyniera projektu · pt 09:12
mail z załącznikiem

porównanie z uzgodnionym zakresem

możliwa dodatkowa pracaDo sprawdzeniapt 09:14

Nowy wariant D wymaga sprawdzenia.

Źródło

Podstawa porównania
zaakceptowany opis działania maszyny i wcześniejsze zmiany.
Nowa informacja
arkusz z listą produktów do testów, przekazany przez klienta.

FDS 3.2, zaakceptowany opis działania maszynyzmiana nr 1, zaakceptowanalista_testow_v3.xlsx

Możliwa różnica

Uzgodniony zakres
warianty A, B i C, szerokość od 120 do 200 mm.
Nowy załącznik
dodany wariant D, szerokość 280 mm.
Do potwierdzenia
czy wariant D zaakceptowano wcześniej oraz jak wpływa na części, pracę i termin.

Osoba odpowiedzialna

Kierownik projektu

Co postanawia kierownik projektu?

To przykład decyzji w programie. Zasady rozpoczęcia dodatkowej pracy ustala firma.

Potrzebujemy uzgodnionego zakresu i nowej informacji od klienta.

Na pierwszą rozmowę nie trzeba przesyłać dokumentów. Jeśli zdecydujemy się wspólnie sprawdzić konkretny projekt, ustalimy niewielki zestaw materiałów potrzebny do analizy.

Podstawa porównania to zaakceptowana oferta lub specyfikacja oraz późniejsze uzgodnienia. Osoba znająca projekt potwierdza, co faktycznie sprzedano i jakie zmiany już zaakceptowano. Nowa wersja dokumentu sama nie staje się nowym zakresem.

Nowa informacja może pochodzić z przekazanego maila, załącznika, listy uwag po odbiorze lub zapisanej rozmowy. Bez notatki z telefonu Owel nie pozna ustalenia. Jeśli brakuje kontekstu albo nie wiadomo, do którego projektu należy materiał, trzeba to wyjaśnić.

01

Uzgodniony zakres i wcześniejsze zmiany

  • Zaakceptowana oferta lub specyfikacja
  • Zaakceptowany opis działania maszyny (FDS)
  • Zaakceptowane późniejsze zmiany
02

Nowe wiadomości, załączniki i notatki

  • Przekazane maile i załączniki
  • Notatki z rozmów z klientem
  • Listy uwag po odbiorze
03

Informacje do oceny kosztu

  • Godziny pracy
  • Potrzebne części

Rysunki traktujemy jako materiały pomocnicze, jeśli są potrzebne do konkretnej sprawy.

Pierwsze sprawdzenie może odbyć się na przekazanych plikach, bez podłączania systemów firmy. Połączenia z pocztą i innymi narzędziami dobierzemy dopiero do rzeczywistego sposobu pracy.

Firma decyduje o cenie, komunikacji i wykonaniu.

  1. 01

    Inżynier ocenia potrzebne prace.

    Sprawdza części, godziny, testy i wpływ na termin. Program porządkuje ocenę, ale nie zna dokładnej ceny z samego maila.

  2. 02

    Kierownik wybiera sposób obsługi.

    Może zlecić przygotowanie wyceny, potwierdzić wcześniejsze uzgodnienie, zdecydować o wykonaniu bez dopłaty lub poprosić o wyjaśnienie. Przy decyzji zostają powód, osoba i źródła.

  3. 03

    Uprawniona osoba zatwierdza wiadomość.

    Propozycja oferty czeka na sprawdzenie. Po zatwierdzeniu może zostać wysłana w imieniu firmy. Proste potwierdzenie odbioru można dopuścić automatycznie według wcześniej ustalonych zasad.

  4. 04

    Firma dopuszcza dodatkową pracę.

    Zgoda klienta na warunki i zgoda firmy na rozpoczęcie wykonania są osobnymi zapisami. Firma ustala, kto może zatwierdzić zadanie lub zamówienie części. Sam status w Owel nie zatrzymuje pracowników.

W ustawieniach projektu administrator przypisuje osoby do projektu oraz określa, kto otrzymuje powiadomienia i kto może zatwierdzać ofertę, gratis i rozpoczęcie prac.

Klient dostaje odpowiedź, a kierownik ma sprawę do rozstrzygnięcia.

Owel ma przygotować komunikację związaną ze zmianą. Firma ustala, które potwierdzenia mogą wychodzić automatycznie, a które wiadomości wymagają zatwierdzenia.

Potwierdzenie odbioru

Wysłane według zasad firmy

do klienta · automatycznie, według ustalonych zasad

Dziękujemy za nową listę produktów. Sprawdzamy wpływ wariantu D na zakres, termin i koszt projektu. Wrócimy z ustaleniami.

Powiadomienie dla kierownika

Do sprawdzenia

mail do kierownika projektu z odnośnikiem do sprawy

W projekcie linii pakującej pojawił się wariant D. W potwierdzonym zakresie są warianty A, B i C. Sprawdź wcześniejsze uzgodnienia i przypisz ocenę kosztu.

Strona sprawy czytelna na telefonie: prośba, źródła, koszt, termin i decyzja.

Wiadomość po sprawdzeniu

Oczekuje na zatwierdzenie

szkic do klienta · zatwierdza: kierownik projektu

Sprawdziliśmy wariant D. Jego obsługa wymaga dodatkowych prac opisanych w propozycji. Przesyłamy zakres, cenę i wpływ na termin do potwierdzenia. Jeśli chcecie omówić szczegóły, ustalmy termin rozmowy.

  1. Dalej: odpowiedź klientaKlient akceptuje zakres, cenę i termin. Status: Zgoda klienta zapisana.
  2. Dalej: decyzja o wykonaniuKierownik projektu dopuszcza dodatkową pracę. Status: Dopuszczone do wykonania.
  3. Gdy brak odpowiedziPrzypomnienie dla klienta, zgodnie z zasadami ustalonymi przez firmę.

Przykładowe wiadomości. Pierwsza wersja może korzystać z maila i panelu w przeglądarce.

Porozmawiajmy o Waszym ostatnim projekcie.

Chcemy poznać sytuację, w której klient zmienił wymagania po uzgodnieniu zakresu. Kto dostał tę informację, kiedy zaczęła się dodatkowa praca i jak ustaliliście rozliczenie? Na pierwszą rozmowę nie potrzeba dokumentów. Wystarczy osoba, która zna ten projekt.

Trzy kroki współpracy

  1. Rozmowa o rzeczywistym przypadku.

    Przez około 20 minut omawiamy, co się zmieniło i jak firma sobie z tym poradziła.

  2. Sprawdzenie ograniczonych materiałów, jeśli obie strony chcą kontynuować.

    Ustalamy zakres, dostęp i cel analizy. Porównujemy wynik z tym, co firma już wiedziała i zrobiła.

  3. Próba na bieżącym projekcie, jeśli wcześniejsze sprawdzenie ma sens.

    Uzgadniamy osobę odpowiedzialną, sposób dostarczania informacji, mierniki oraz warunki próby. Sprawdzamy, czy proces daje użyteczne decyzje przed dodatkową pracą.

Zostaw kontakt do rozmowy.

Odezwiemy się, żeby ustalić termin.

Sprawdź, czy adres e-mail jest poprawny.
Podaj nazwę firmy.
Jak rozliczyliście dodatkową pracę w ostatnim projekcie? (opcjonalnie) Wystarczy odpowiedź z grubsza. Szczegóły omówimy podczas rozmowy.

zgłoszenie zapisane

Dziękujemy za zgłoszenie. Odezwiemy się na podany adres, żeby ustalić termin rozmowy.

Tryb demonstracyjny makiety: zgłoszenie nie zostało nigdzie zapisane.

Pytania

Czy Owel jest już gotowy?

Na tej stronie pokazujemy koncepcję i fikcyjny przykład działania. Szukamy firm, z którymi sprawdzimy, czy taki sposób obsługi zmian jest przydatny w rzeczywistych projektach.

Czy trzeba podłączyć firmową pocztę?

Na pierwszą rozmowę nie. Późniejsze sprawdzenie może zacząć się od ograniczonego zestawu przekazanych plików. Połączenia z narzędziami dobierzemy dopiero do potrzeb firmy.

Skąd program wie, co uzgodniliśmy?

Podstawą jest oferta lub specyfikacja oraz zaakceptowane późniejsze zmiany. Osoba znająca projekt musi potwierdzić przygotowany opis zakresu. Jeśli ustalenie z telefonu nie zostało zapisane, program może o nim nie wiedzieć.

Co jeśli zgłoszona sprawa jest już w cenie?

Osoba odpowiedzialna sprawdza wskazane źródła i wcześniejsze uzgodnienia. Może potwierdzić, że sprawa jest w zakresie, albo uzupełnić brakującą zgodę. Program nie rozstrzyga sam, czy klient powinien dopłacić.

Czy program sam wycenia i wysyła ofertę?

Ma pomagać przygotować propozycję. Potrzebne części, godziny i termin ocenia firma, a uprawniona osoba zatwierdza ofertę oraz wysyłkę. Proste potwierdzenie odbioru można dopuścić automatycznie według ustalonych zasad.

Czy Owel zatrzyma dodatkową pracę?

Sam status w panelu tego nie zapewnia. Firma ustala, kto dopuszcza dodatkowe zadanie lub zamówienie części. Pierwsza próba ma sprawdzić, czy ta zasada działa w codziennej pracy.

Co z poufnością?

Na pierwszą rozmowę nie potrzebujemy dokumentów. Przed przekazaniem materiałów uzgodnimy zakres analizy, dostęp i zasady przechowywania oraz usuwania danych.

Czy używacie AI?

AI ma pomagać czytać i porównywać materiały oraz przygotowywać propozycje. Firma sprawdza ocenę i podejmuje decyzje. W próbie sprawdzimy także błędne alarmy, pominięcia i wpływ brakujących informacji.

Ile to kosztuje?

Pierwsza rozmowa jest bezpłatna. Nie mamy jeszcze ustalonego cennika produktu. Zakres i cenę ewentualnej dalszej próby uzgodnimy osobno.

Dajcie znać, gdy będzie gotowa demonstracja.

Zostaw adres e-mail. Wyślemy jedną wiadomość, gdy będzie można obejrzeć demonstrację Owel.

Sprawdź, czy adres e-mail jest poprawny.

Adres zapisany. Damy znać, gdy demonstracja będzie gotowa.

Tryb demonstracyjny makiety: zgłoszenie nie zostało nigdzie zapisane.